イベントボランティアスタッフのマネジメントについての仮説

この1年でいろいろなイベントのお手伝いをさせていただいております。
お手伝いするイベントの多くは仕事としてやっている主催者というよりも、仕事とは別でやっているという方のお手伝いすることが多いです。
大きいのだと2,000人規模、小さいのだと数十人。

そんな中、自分の備忘録のためにもイベントスタッフをボランティアで募集してまわすために重要そうだなー、と思う仮説を書いてみる。

大前提：コミュニティ化

ボランティアスタッフは「楽しそうだから」「イベントをもっと知ってみたい」「運営が知り合い」というような理由で参加するだけじゃなくて作る側に回ってみたい奇特素敵な人。
ということである程度性質が似ている人たちが集まるのでここを上手くコミュニティ化して楽しく作業をしてもらえる状況にすると、イベント全体の雰囲気も上手くあがる。
あと日当など払えないので、その人達のモチベは「楽しく作業すること」ということでそこを常に満たす状況にするべき。

仮説①　人を信じすぎない

いきなりネガティブスタート笑
ボランティアスタッフは善意で手伝ってくれる人なので何かどうしても外せない予定などはいってしまったりすると休まれたりします。　そこはどうしようもないことなのでドタキャンがはいっても大丈夫の様な仕組みを構成する、ということを肝に命じるべし。

仮説②　コアスタッフを作る

どの程度の規模にするのか、次があるイベントなのか、ということに関わるとは思いますが当日ボランティアとは別にその中からもしくは先に信頼の置ける人を何人か捕まえておく。4人くらい？
あまり増えすぎても面倒くさいですし、あくまで運営面、というところもコミット必要かな。運営と企画は別にして考えるべし。

仮説③　マニュアルを作っておく

それぞれの役割毎にマニュアルがあると最高。手間かかりますがあるとかなりいいと思います。

仮説④　スタッフ向け説明会もあるとよし

実際に主催者がどういう思いなのか、とかどんなイベントなのかとかきちんと話せるとドタキャンリスクも減るのでは。　会える主催者。

仮説⑤　ごはん大事

ボランティアスタッフにはお金を払えない代わりにお腹いっぱい食べていただくことや公式Tシャツを渡して満足感高めてもらうことが重要。美味しいスタッフメシや登壇者メシを用意すべき。

仮説⑥　打ち上げマスト

イベント終了後の打ち上げはマスト。　できればキックオフ飲み会もするべし。
その際に改めイベントのコアコンセプトや思いのところなども語っておくとコミュニティ化へベネ。　ただ、やり過ぎると疎外感感じてしまう人もいるので主催者としてのバランスも常に考えるべき。

仮説⑦　当日ボランティアの中でも機転の利く人を見つけ出す

イベントという現場の中では何よりも臨機応変に動ける人が一番大事。　そういう人に結構重要なところを任せておく。　また、やりたいこと、目的だけ話をしてやり方はその人に任せる、とかもできるので当日の手間省けるし。

仮説⑧　ローテーションを組んで、休める（遊べる）ようにすること

ボランティアに来た人はイベントの一番のファンであるのでその人達が参加者としても楽しめる時間を作ること。
ただ、どこで楽しみたいかは人によって違うので役割に対して二人一組にして休むタイミングは組毎に任せる。　ベストはそこから2組単位にすること。そうすると休みにぼっちにならない。

仮説⑨　責任はボランティアに負わせない

これは最後の最後の覚悟のところだけど、何か起きた時の責任は自分たち（コアスタッフまで）が持つということをちゃんと意識しておく。

この辺りは聞いてみると面白いと思うので今度某主催者にもう少し聞いてみようと思っております。


参考にした記事 4/5 18:00 参考記事二件追記


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